オンライン会議を円滑に進める9Tips

新型コロナウイルス感染拡大の影響で一気に進んだリモートワーク。
それに伴って、オンライン会議の割合が増えてきました。関連ツールも豊富で、比較的スムーズに導入されていますが、うまく進めないと普段の会議よりもパフォーマンスが落ちてしまう可能性があります。

そこで、今回はオンライン会議を円滑に進めるためのTipsを紹介します。

１：万全のネット環境で
音声や動画が途切れるのは、会議のパフォーマンスを圧倒的に落とす最大の要因です。当たり前のことのように感じますが、実は案外守られていません。脆弱なネット環境では、参加者に時間の浪費をさせてしまうだけです。

２：アジェンダを明確に
普段の会議では、補足や訂正がその場でできますが、オンライン会議ではそうはいきません。また、統一した空気感を作りにくく、ゴールがずれやすいのがオンライン会議の難点です。そのためにもオンライン会議では背景・目的・アジェンダを明確にすることを徹底し、参加者に事前に共有しておくことが大切です。

３：アジェンダに関連するツールを共有
議論内容を画面上で共有するツールを活用するとより効果的です。
たとえば、Google Spreadsheet、GitHub、Slack、Trelloなど。事前に参加者からのアイディア、意見、関連情報など紐づけて共有していれば、会議はなおさら効果的で、はかどるでしょう。

４：自己紹介
普段の会議と比べると、参加者情報を取得できにくいので、お互いが信頼できる相手であることを示すために、特に初参加の場合には自己紹介をしっかり行います。所属と氏名を名乗るだけでなく、会議に参加した目的も明確に伝えると効果的です。

５：アイスブレイクは不要
オンライン会議では、目的や時間の意識を明確に持って参加している方がほとんど。冒頭にアイスブレイクで場を和らげる必要はありません。会議の目的を時間内に達成すべく進行した方が好印象です。雑談などは議事が完了して時間が余った場合、あるいは会議前にするのがいいでしょう。

６：ファシリテーターの立ち振る舞い
オンライン会議では、「正解を言わねばならない」「不確実性を回避したい」と空気を読み、発言なく終わってしまう参加者がちらほら。これはパフォーマンス劣化の原因となります。会議の目的やゴールを共有することももちろん重要ですが、ファシリテーターの、自由に発言できる場作りが大切です。

７：カメラはオンに音声はオフに
オンライン会議では、洗濯物がみえてしまう？顔が大きく映る？内職がばれる？基本的には意識の統一と良好なコミュニケーションのためにカメラはオンにするのがよいでしょう。気になる場合には、早めに会議に入って確認を！また、話さない場合には音声をオフにするのがオンライン会議の配慮です。

８：リアクション
参加者は、発言に対して大きくリアクションしてあげます。
「あいづちを打つ」「手を挙げる」といったジェスチャーで積極的に反応しましょう。相手の反応がわかりにくいオンライン会議での大事なお作法です。

９：発言の作法
オンライン会議では会話がかぶることがよくあります。
自身が発言者の場合、始まりと終わりを明確にするとよいでしょう。
話し始めには名乗る、また、「以上です」で終わるなどルールを決めておくとわかりやすいです。また、相手の発言が聞き取れなかった場合は、遠慮せず内容を再確認します。認識の齟齬が生まれやすいオンライン会議なので、内容をしっかり確認し進めていきましょう。

いかがでしたでしょうか。
普段の会議では暗黙知的な部分であっても、オンライン会議では異なります。参加する全員の意識を統一し、円滑で効果的なコミュニ―ケーションツールとして、オンライン会議をどんどん活用していきましょう。