リモートワーク時代の必須スキル「テキストコミュニケーション」5つのポイント

テキストコミュニケーション5つのポイントサムネ

リモートワークの普及により、メールやチャットでのテキストコミュニケーションの機会が増えました。直接話せばすぐ伝わるのにチャットだと意図した通りに伝わらない…という声も耳にします。本記事では、相手に伝わる・誤解を与えないテキストコミュニケーションのポイントをご紹介します。

テキストで正確に伝えることは難しい

リモートワークの普及により、対面でのコミュニケーションの機会が減り、Slack(スラック)などのチャットツールでのコミュニケーションが一般的になりつつあります。製薬企業においても、社内はもちろん、医師とのやり取りも今まで以上にメールなどテキスで行う機会が増えているのではないでしょうか。

テキストコミュニケーションは文字で内容を残すため、「言った言わない」のトラブルを防ぐことができますが、微妙なニュアンスを含め正確に情報を伝えることが難しい場合もあります。今回は、テキストコミュニケーションで伝わる文章を書くためのポイントを5つご紹介します。

1. まずは伝えたい核心を書く

ビジネスでのやりとりには、スケジュールを共有する、指示をもらう、承認を得るなど、何かしらの明確な目的があります。テキストコミュニケーションでは、目的、つまり伝えたい核心を最初に書くことで、受け手は「なにが言いたいのか、なにを求めているのか」がすぐに明らかになります。

ビジネスで求められる簡潔な文章とは、単に短い文章ではなく、核心が最初に書いてある文章です。伝えたい核心を最初に書くためには、文章を書く際に「自分が伝えたいのは、要するに●●」と考えてみましょう。「●●」に当たる部分が核心です。

2. 指示代名詞を使わず具体的に伝える

コミュニケーションでは、「これ/それ/あの/例の/この前の」といった指示代名詞を使う機会が多くあります。テキストコミュニケーションでは、受け手が確認や質問をすることに負担や手間を感じて、「何となく理解した状態」「間違った理解をした状態」で物事が進んでしまう場合もあります。

書き手のスタンスとしては、具体的に伝えなくても相手に伝わるだろうという「受け手に甘えた書き方」をしてはいけません。文章を考えたり、文字を打ったりするのが面倒という理由で、「察してもらえるだろう」「これで伝わるだろう」と自分に都合良く解釈するとトラブルの原因となります。

テキストコミュニケーションでは指示代名詞や曖昧な言葉はなるべく使わずに、いちいち具体的に示すことが大切です。

3. 一文を長くしない

具体的に伝えることが重要である一方、丁寧に伝えようとするあまり一文が長くなりすぎるのもよくありません。読解に時間がかかるため、迅速なコミュニケーションには不向きです。用件に関係のない言葉は極力そぎ落とし、一文を短くするように工夫しましょう。

ポイントは、一文一義(一文一意)。ひとつの文に書く内容はひとつに絞る、という文章を書くときの基本的な考えを守ってください。例えば、「〇〇〇であるが、●●●。」のように「が」でつなげた文章にすると、一文に複数の内容が含まれてしまいます。長文特有のダラダラとした印象を与え、読解しにくくなります。この場合は、「〇〇〇です。しかし、●●●。」と文を分けると読みやすく・理解しやすい文となります。

一文一義でも長い文章になる場合は、一文の目安を40~60文字以内にし、それ以上なら文を分けるなどの工夫をしましょう。

4. 改行/句読点/箇条書きを効果的に使う

読みやすいように視認性を高めることも、テキストコミュニケーションでは重要です。句読点や改行のない長々とした文章では、読みにくくコミュニケーションの質が低下します。とくに社内向けの文章では「受け手に甘えた書き方」になりやすいため、注意が必要です。

適度に改行したり、句読点を入れたりするだけでも格段に読みやすくなります。また、箇条書きも読みやすさを高める強力な手法です。箇条書きには「言いたいことを文章に置き換える作業が減らせる」「文章で伝えるよりも、読み間違いや読み落とされるリスクを減らせる」といったメリットもあります。そのため、伝えたい要素が3項目以上ある場合は箇条書きにする、などの独自ルールを決めておくのもおすすめです。

5. 送る前にざっと読み返す

テキストコミュニケーションにおいて、相手に送る前に文章をざっと読み返すことは大切です。

  • 誤字脱字はないか
  • 主語と述語の関係はねじれていないか
  • 一文一義の文章となっているか
  • 適切に句読点や改行がされているか

上記のような箇所に注目し、一度読み返してみましょう。読みにくい・読解しにくい箇所が出てきたら、修正が必要です。

テキストコミュニケーションは「かもしれない」を心がける

自動車の運転では、「この道から歩行者は出てこないだろう」といった自分本位な運転を「だろう運転」といい、「もしかしたら歩行者が飛び出してくるかもしれない」といった周囲に注意を向ける運転を「かもしれない運転」といいます。

テキストコミュニケーションにおいても、「きっと伝わるだろう」という自分本位な考えは危険です。「文字だけのやりとりは難しい」という当たり前のことを改めて認識し、文章を書く際には「これでは伝わりにくいかもしれない」「伝わらないかもしれない」といった、受け手に甘えない書き方を心がけることが大切です。